Статьи

Как и зачем используют роботизацию в HR процессах?

2024-05-30 15:59
Автоматизация процессов в HR становится все более актуальной в условиях массового подбора персонала, нехватки кадров, кризисных ситуаций, таких как пандемия, сезонных нагрузок и развития удаленного рынка труда.

Какие инструменты используются в HR в России?

Крупные и средние игроки рынков чаще всего используют:

1. Специализированные системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), которые позволяют управлять процессами по поиску и отбору персонала, адаптации новых сотрудников, учету отпусков и больничных и другими задачами.

2. CRM и ERP системы, например, 1С - используется для интеграции данных по управлению персоналом с финансовым учетом и обеспечения соблюдения норм законодательства.

3. Роботы бизнес-процессов или RPA (Robotic Process Automation).

Все чаще компании обращаются именно к RPA, которые автоматизируют и упрощают рутинные задачи: проверка резюме, заполнение форм, отправка уведомлений и т.д.

Какие плюсы и минусы использования RPA в HR?

К плюсам определенно можно отнести:
- Сокращение операционных расходов, снижение рисков и увеличение производительности.
- Возможность автоматизации практически всех повторяющихся процессов, включая "сквозные", где требуется использование нескольких информационных систем одновременно.
- Быстрое внедрение и интеграция: внедрение одного робота занимает от 1 до 2 недель.
- Гибкая настройка: роботы могут быть легко перенастроены в соответствии с изменениями в бизнес-процессах.
- Оптимальность инструмента для переноса данных из одной системы в другую.
- Выполнение операций на уровне пользовательского интерфейса (клики мыши, заполнение форм, сверка...).
- Создание сценариев без необходимости глубоких навыков программирования - low code подход.
- Улучшение существующих бизнес-процессов, которые не нужно менять и перестраивать!

В целом, RPA часто становится ценнейшим инструментом в рекрутинге и других рутинных процессах компаний в России.

Однако есть и минус: перед внедрением необходимо тщательно продумать все нюансы и риски, чтобы роботизация не стала избыточным процессом.
Для этого мы, например, с Primo RPA платформой помогаем рассчитать реальную эффективность от внедрения роботов, а иногда даже отказаться от нее!

Можно ли заменить людей с помощью роботов в HR?

Наше RPA сообщество считает, что в обозримом будущем это не произойдет. Роботы избавляют сотрудников от рутины и ускоряют процессы, высвобождают время на более сложные и стратегические задачи, включая общение, решение конфликтов, понимание нюансов законодательства и перестройку в непредвиденных обстоятельствах.
Примеры компаний, которые уже активно используют Primo RPA для облегчения работы HR службы в РФ:
Лента, ОМК, УБРИР, АЛРОСА и другие

Какие процессы можно делегировать роботам?

По опыту наших клиентов, самые частые процессы, которые роботизируются в HR:
1. Поиск и отбор резюме
2. Кадровое администрирование при приеме и увольнении;
3. Онбординг сотрудников;
4. Учет рабочего времени;
5. Управление командировками и отпусками;
6. Обучение, тестирование и аттестация сотрудников;
7. Управление ФОТ, включая расчет премий и бонусов.

Также все большую популярность набирают HR боты и голосовые помощники, интегрированные с RPA, они в больших компаниях автоматизируют:
- ответы на часто задаваемые вопросы о компании, отпусках и других нюансах;
- рассылку информации о решении и статусе приема на работу
- уточнение информации о требованиях вакансий;
- регистрации на мероприятия и обучения;
- заявки и согласования отпусков, отгулов и больничных;
- напоминания сотрудникам и другие.
Пример кейса 1:
Роботизация анализа анкет в рекрутинге в крупном российском банке:
- повысила скорость ответов кандидатов в несколько раз
- освободила 100% времени специально нанятого специалиста
- уменьшила отказы кандидатов на 40%
Пример кейса 2:
HR сотрудники крупной компании ежедневно отсматривают резюме кандидатов на внешних кадровых ресурсах и отображают от статусах отбора кандидатов во внутренних рекрутинговых системах.
При этом, Робот:
- авторизуется на кадровых ресурсах и 24х7 мониторит отклики на открытые вакансии;
- ищет кандидатов по заданным критериям поиска;
- скачивает резюме и сохраняет в папку;
- отправляет приглашения кандидатам и информирует об это ответственных рекрутеров.
В итоге, высвобождается рабочее время HR в количестве 40 часов в месяц сотрудника, которое он тратит на более сложные задачи отдела.

Вывод

Сотрудников RPA не заменят, но освободят от рутинных задач и позволят сфокусироваться на более сложных задачах HR департамента.